Häufig gestellte Fragen | onlinebrief24.de

Erhalte ich eine Aufstellung, an wen ich Briefe gesendet habe?

Ja. In Ihrem Kundencenter steht Ihnen die Auftragsübersicht, das Postausgangsbuch und die Archivdaten als Übersicht Ihrer versendeten Briefe zur Verfügung. Zusätzlich können Sie sich den Einzelverbindungsnachweis aller Sendungen unter > Buchhaltung > Rechnungen herunterladen.

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Erhalte ich eine Rechnung?

Ja. Sie erhalten am Ersten jeden Monats automatisch eine Rechnung über die Transaktionen des Vormonats per E-Mail als PDF zugestellt. In der Rechnung ist natürlich die Umsatzsteuer ausgewiesen (auch auf das Portoentgelt) und die Rechnung ist jederzeit im Kundencenter (Login befindet sich über der Navigationsleiste) abrufbar.

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Gibt es auch eine Linux-Version?

Die onlinebrief24.de-Druckertreiber-Software ist momentan leider nur für Windows-Betriebssysteme (ab Version Windows XP und ab Windows Server 2008) und Mac OS X verfügbar.

Mit einem SFTP-Client können Sie allerdings betriebssystemunabhängig Briefe an unseren Druckserver übertragen.

Hier finden Sie weitere Informationen zu unserer SFTP-Schnittstelle

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Gibt es Ausnahmen bei der Laufzeit?

Lediglich an gesetzlichen Feiertagen im Bundesland Niedersachsen, an Heiligabend (24.12.), sowie an Silvester (31.12.), können keine Briefe bei der Deutschen Post AG eingeliefert werden. Die Einlieferung erfolgt dann am darauffolgenden Werktag.

Zu jeder Zeit können Sie weiterhin Briefe über die onlinebrief24.de-Software oder die SFTP-Schnittstelle an unsere Druckserver übertragen.

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Gibt es die Möglichkeit, Briefe über Schnittstellen zu übertragen?

Ja. Es steht Ihnen eine SFTP-Schnittstelle zur Verfügung. Hiermit können Sie beispielsweise automatisiert erstellte PDF-Dokumente auf unseren Druckserver übertragen.

Die Druckeinstellungen werden mithilfe eines Filecodes oder durch die Sortierung in entsprechend benannte Ordner definiert.

Hier finden Sie weitere Informationen zu unserer SFTP-Schnittstelle

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Gibt es regelmäßige Software-Updates?

Ja. Jedes Mal nach dem Start der onlinebrief24.de-Software wird automatisch überprüft, ob ein Software-Update zur Verfügung steht. Ist dies der Fall, installiert sich das Update, nach Bestätigung durch Sie, automatisch.

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Gibt es telefonische Unterstützung?

Unter 0800 / 111 4 333 stehen wir Ihnen Mo bis Do von 09:00 – 16:00 Uhr und Fr. von 09:00 bis 14:00 Uhr kostenfrei für generelle Fragen zu onlinebrief24.de zur Verfügung

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Kann ich einen Auftrag löschen?

Wenn Sie Ihre Briefe gedruckt bzw. an die onlinebrief24.de-Software übergeben haben und noch nicht an unseren Druckserver gesendet haben, können Sie einzelne Briefe in der onlinebrief24.de-Software markieren, Optionen ändern oder komplett löschen.

Haben Sie die Briefe allerdings bereits an unseren Druckserver gesendet, ist ein Löschen des Auftrages über die Software nicht mehr möglich.

Im Kundencenter können Sie Briefe in der Auftragsübersicht bis zu 15 Minuten nach Übertragung löschen.

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Kann ich mein eigenes Briefpapier verwenden?

Bei onlinebrief24.de haben Sie die Möglichkeit, Ihr Briefpapier in der onlinebrief24.de-Software digital als PDF-Datei zu hinterlegen. Alle Druckaufträge werden dann auf diese Vorlage gedruckt. Sie haben auch die Möglichkeit, eine zweite Vorlage für die Folgeseiten zu hinterlegen.

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Kann ich onlinebrief24.de auch außerhalb Deutschlands nutzen?

Ja. Bitte berücksichtigen Sie dabei, dass die Umsatzsteuer (19%) bei der Rechnungsstellung berechnet wird. Wenn Sie Mehrwertsteuer befreit werden möchten, können Sie uns hierfür Ihre gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) mitteilen.

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Können Sie Beilagen zuführen?

onlinebrief24.de ist so günstig, da die Druckaufträge aller Kunden gebündelt verarbeitet werden. Daher ist die Zuführung von Beilagen, das Bedrucken der Kuverts oder das Nutzen angelieferter Kundenkuverts leider nicht möglich.

Haben Sie besondere Anforderungen zur Einlieferung, empfiehlt sich die Verarbeitung nicht über die onlinebrief24.de-Software sondern direkt über unseren hauseigenen Lettershop letterei.de. Dann ist auch die Zuführung von Beilagen, das Bedrucken von Kuverts oder die Nutzung Ihrer Kuverts möglich.

Fordern Sie unverbindlich ein Angebot an: support@letterei.de oder rufen Sie uns kostenfrei an: 0800 / 284 6000.

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Können Sie Kuverts bedrucken oder unsere eigenen nutzen?

onlinebrief24.de ist so günstig, da die Druckaufträge aller Kunden gebündelt verarbeitet werden. Daher ist die Zuführung von Beilagen, das Bedrucken der Kuverts oder das Nutzen angelieferter Kundenkuverts leider nicht möglich.

Haben Sie besondere Anforderungen zur Einlieferung, empfiehlt sich die Verarbeitung nicht über die onlinebrief24.de-Software, sondern direkt über unseren hauseigenen Lettershop letterei.de. Dann ist auch die Zuführung von Beilagen, das Bedrucken von Kuverts oder die Nutzung Ihrer Kuverts möglich.

Fordern Sie unverbindlich ein Angebot an: support@letterei.de oder rufen Sie uns kostenfrei an: 0800 / 284 6000.

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Muss ich mich registrieren, um PDF-Dateien erstellen zu können?

Nein. Um PDF-Dateien aus einer beliebigen Anwendung zu erstellen, müssen Sie sich nicht registrieren und auch keine Zugangsdaten eintragen. Dies ist eine kostenfreie Zusatzleistung der Software.

Erst wenn Sie Briefe versenden möchten, ist eine Registrierung und die Eingabe der Zugangsdaten notwendig.

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Sind meine Kundendaten und Briefe geschützt?

Ja. Alle personenbezogenen Daten werden über SSL-verschlüsselte Verbindungen an und von unserem Server übertragen.

Wir garantieren Ihnen eine Verarbeitung unter Berücksichtigung aller datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Unsere Mitarbeiter, die mit Ihren Adressdaten in Kontakt kommen, sind diesen strengen Vorschriften unterworfen und nach dem Bundesdatenschutzgesetz eingehend belehrt und verpflichtet worden.

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Versenden Sie auch Briefe ins Ausland und was ist hierbei zu beachten?

Ja. Auch Briefe ins Ausland können verarbeitet werden. Achten Sie bitte darauf, dass im Empfängerblock in der letzten Zeile unter PLZ und Ort eine offizielle Länderbezeichnung in deutscher, englischer oder französischer Sprache hinterlegt ist. Abkürzungen vor der PLZ, wie z.B. AT oder CH sind nicht zulässig.

Bitte beachten Sie, dass Sendungen, die unterhalb der PLZ noch eine weitere Zeile enthalten, automatisch in den Tarif "Ausland" eingestuft werden. Prüfen Sie daher vor dem Absenden der Briefe, ob die korrekte Zone erkannt wurde. Ist dies nicht der Fall, können Sie die Zone in der onlinebrief24.de-Software manuell festlegen.

Eine Liste aller offizieller Länderbezeichnungen können Sie sich hier als PDF- Datei unter Downloads herunterladen.

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Versenden Sie auch Werbemailings als DIALOGPOST?

Über die onlinebrief24.de-Software und die SFTP-Schnittstelle können Sie lediglich "normale", vollbezahlte Briefe versenden.

Möchten Sie ein Werbemailing als DIALOGPOST durchführen, wenden Sie sich bitte an unseren hauseigenen Lettershop letterei.de via E-Mail an support@letterei.de oder rufen Sie uns kostenfrei an: 0800 / 284 6000.

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Wann ist mein Brief beim Empfänger?

Alle Briefe, die werktags (Mo.-Fr.) bis 14.00 Uhr auf unserem Druckserver eingegangen und verarbeitet sind, werden noch taggleich produziert und bei der Deutschen Post AG eingeliefert. Die Briefe werden in der Regel innerhalb von zwei bis vier Werktagen zugestellt.

Auslandssendungen nach Süd- und Westeuropa haben eine Laufzeit von ca. 3-6 Werktagen, Sendungen nach Osteuropa ca. 4-11 Werktage und in den Rest der Welt ca. 8-18 Werktage.

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Warum ist onlinebrief24.de so günstig?

Mit onlinebrief24.de sparen Sie nahezu 50% Ihrer Material- und Personalkosten. In vielen Fällen sogar mehr. Das können wir durch das gebündelte Briefvolumen unserer Kunden und die daraus resultierenden Einkaufs- und Portorabatte realisieren.

Wir geben die Vorteile an unsere Kunden weiter und können Ihnen dadurch günstige Preise anbieten.

Wir machen keine Abstriche an der Qualität: Wir nutzen nur Papier und Kuverts von Markenherstellern, modernste Drucksysteme mit bis zu 1.200 dpi Druckqualität (im Farbbereich annähernd Offsetdruckqualität) und die Zustellung erfolgt in der Regel innerhalb von ein bis zwei Werktagen.

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Was ist bei ungerader Anzahl an Seiten beim Duplexdruck zu beachten?

Wählen Sie als Option "Duplexdruck" (beidseitiger Druck auf einem Blatt) und ist die Anzahl der Seiten Ihres Briefes ungerade (z.B. 5 Seiten), dann ist die Rückseite des letzten Blattes zwar leer, muss aber aus produktionstechnischen Gründen als Duplex-Seite berechnet werden.

Nutzen Sie daher die Möglichkeit, die letzte Seite beim Duplexdruck von ungeraden Seiten mit Inhalt zu füllen, da Sie dies keinen Cent mehr kostet.

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Was passiert mit einem unzustellbaren Brief?

Damit eine unzustellbare Sendung durch die Deutsche Post AG an Sie zurückgesendet werden kann, ist es erforderlich, dass Ihre Rücksendeanschrift deutlich lesbar oberhalb der Empfängeradresse im Bereich des Sichtfensters positioniert ist.

Ist dies nicht der Fall, wird die entsprechende Sendung entweder direkt von der Deutschen Post AG oder durch uns nach Maßgaben des Datenschutzgesetzes vernichtet.

Bei Auslandssendungen ist zusätzlich ein Rücksendevermerk, in einer im Bestimmungsland bekannten Sprache, hinzuzufügen.

Beispiele:

Deutsch: "Bei Unzustellbarkeit zurück an Absender"

Englisch: "If undeliverable return to sender"

Französisch: "En cas de non-remise renvoyer à l´expéditeur"

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Welche Bereiche müssen frei bleiben?

Es ist ein weißer Druckrand von ca. 3mm an jeder Kante unabdingbar. Grafiken, Texte, Verläufe, etc. die direkt bis zum Rand angelegt sind, werden "abgeschnitten".

Hinweise zum Versand von Einschreiben: Für den Versand von Einschreiben bedarf es einer besonderen Adresspositionierung. Bei dieser besonderen Positionierung müssen ganz bestimmte Abstände eingehalten werden, damit Ihr Einschreiben ordnungsgemäß bearbeitet und versendet werden kann.

Sie können Vorlagen und Muster unter dem Bereich "Downloads" finden.

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Welche Varianten gibt es für Einschreiben?

Für Einschreiben haben Sie folgende zwei Möglichkeiten der Zustellung:

Einschreiben Einwurf (+ € 3,00)

Die günstigste Einschreibe-Variante. Hier bestätigt der Zusteller der Deutsche Post AG per Unterschrift die Zustellung in den Briefkasten oder das Postfach des Empfängers.

Einschreiben Standard national (+ € 3,30) und international (+ € 4,00)

Der Zusteller lässt sich den Empfang des Briefes vom Empfänger oder seinem Ehegatten, einem seiner Bevollmächtigten (vom Empfänger schriftlich zu bevollmächtigen), einem Empfangsbeauftragten (z.B. von der Leitung von Haftanstalten, Gemeinschaftsunterkünften, Krankenhäusern, etc. beauftragter Bevollmächtigter) oder einem anderen Empfangsberechtigten (z.B. in den Räumen des Empfängers anwesende Person) per Unterschrift bestätigen. Die Aushändigung an Hausbewohner und Nachbarn ist ausgeschlossen!

Alle Preise zusätzlich zum Porto und zzgl. Umsatzsteuer.

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Welche Vorgaben gibt es für die Empfängeranschrift?

Neben dem fest definierten Bereich, in dem die Anschrift stehen muss (Frage "Wo muss die Empfängeranschrift stehen?"), ist folgendes zu beachten:

Maschinenlesbare Schrift (Arial, Univers, Frutiger, Helvetica, etc.)

Keine Handschriften, Kursivschriften, Zierschriften, Negativschriften, Konturschriften, schattierte Schriften, Gag-Schriften, etc.

Keine Hintergrundfarben/-grafiken

Keine Leerzeile zwischen Straße und Ort

Keine Länderkennung (z.B. "D-") vor der PLZ

Eine Absenderzeile mit Ihrer Adresse ist möglich.

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Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es?

Die Abrechnung erfolgt auf Guthabenbasis wie bei einem Prepaid-Handy. Ihr Guthaben können Sie via Lastschrift, Überweisung, Kreditkarte, Sofort oder PayPal aufladen. Weitere Informationen finden Sie im Kundencenter (Login befindet sich über der Navigationsleiste).

Öffentliche Auftraggeber zahlen monatlich auf Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel (zzgl. 2% Finanzierungsgebühr auf Postentgelte).

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Wie berechnet sich das Porto und wie viele Blatt passen in ein Kuvert?

In unsere DIN lang-Kuverts können bis zu acht Blatt kuvertiert werden. Ab neun Blatt (oder auf Wunsch = Auswahl C4 Kuvertierhülle) kuvertieren wir Ihre Briefe in C4-Kuverts.

Von 1-3 Blatt ist Ihr Brief ein Standardbrief

Von 4-8 Blatt ist Ihr Brief ein Kompaktbrief

Von 9-90 Blatt ist Ihr Brief ein Großbrief

Von 91-190 Blatt ist Ihr Brief ein Maxibrief

Von 191 – 6000 Blatt ist Ihr Brief ein Paket

Um Porto zu sparen, empfehlen wir Ihnen den Duplexdruck (Vorder- und Rückseitendruck). So passen auf beispielsweise drei Blatt bis zu sechs Seiten und Sie zahlen nur einen Standardbrief.

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Wie funktioniert die Trennung anhand von Trennseiten mit dem Druckertreiber?

Drucken Sie mehrere Briefe aus einem Dokument und wählen Sie in der onlinebrief24.de-Software "Erkennung anhand von Trennseiten", fügen Sie bitte als letzte Seite eines jeden Briefes eine Trennseite mit dem Text "#BRIEFENDE#" an.

Bei Word-Serienbriefen geht dies beispielsweise recht einfach, indem Sie im Hauptdokument einfach eine weitere Seite einfügen, bevor Sie den Seriendruck starten.

Diese Trennseite wird natürlich nicht mitgedruckt und auch nicht berechnet, da sie automatisch erkannt und gelöscht wird.

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Wie funktioniert die Trennung der Briefe bei "automatischer Erkennung" mit dem Druckertreiber?

Drucken Sie mehrere Briefe aus einem Dokument und wählen Sie in der onlinebrief24.de-Software "Automatische Erkennung", sucht die Software innerhalb des Bereiches, in dem die Empfängeradresse steht (DIN 5008 Typ B, siehe Frage "Wo muss die Empfängeradresse stehen?") nach einer mindestens vierstelligen Zahl. Wird diese gefunden, geht die Software davon aus, dass dies der Beginn eines neuen Briefes ist und trennt das Dokument an dieser Stelle.

Ist dies nicht korrekt, weil beispielsweise auf einer Folgeseite Ihres Briefes zufällig eine vierstellige Zahl an dieser Stelle vorkommt, ist diese Erkennungsart nicht zu empfehlen. Nutzen Sie hierfür die Möglichkeit der "Erkennung anhand von Trennseiten".

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Wie kann ich mein Guthaben auszahlen lassen?

Um Ihr Guthaben auszahlen zu lassen, gehen Sie bitte im Kundencenter auf > "Buchhaltung" > "Guthaben einzahlen" und dort im unteren Teil auf "Guthaben auszahlen". Bitte beachten Sie, dass wir Guthaben, das durch Gutscheine aufgeladen wurde, nicht auszahlen können.

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Wie stellen Sie sicher, dass mein Brief nicht mit anderen vermischt wird?

Jedes Blatt eines Briefes erhält einen eindeutigen Datamatrix-Code, der am linken Rand eingedruckt wird. In diesem Code sind alle wichtigen Auftragsinformationen gespeichert. Damit stellen wir sicher, dass Ihre Empfänger auch Ihre Inhalte erreichen und Verwechslungen ausgeschlossen sind.

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Wo muss die Empfängeradresse stehen?

Um sicherzustellen, dass die Empfängeradresse im Fenster des Kuverts korrekt sichtbar ist und eine automatische Brieftrennung möglich ist, muss die Empfängeradresse innerhalb des von DIN 5008 Typ B festgelegten Bereichs platziert sein.

Dieser Bereich ist 42mm hoch und 72mm breit, vom linken Rand 20mm und vom oberen Rand 49mm entfernt. Gefalzt werden die Briefe bei 105mm und 210mm, gemessen von der oberen Kante.

Vorlagen im Word- und im PDF-Format stellen wir Ihnen unter Downloads zur Verfügung.

Bei Einschreiben ist zudem zwischen der Absenderadresse und der Empfängeradresse ein Bereich von 20mm Höhe für den Aufdruck des Einschreibecodes der Deutschen Post AG freizuhalten.

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FAQ - Häufig gestellte Fragen

Erhalte ich eine Aufstellung, an wen ich Briefe gesendet habe?

Erhalte ich eine Rechnung?

Gibt es auch eine Linux-Version?

Gibt es Ausnahmen bei der Laufzeit?

Gibt es die Möglichkeit, Briefe über Schnittstellen zu übertragen?

Gibt es regelmäßige Software-Updates?

Gibt es telefonische Unterstützung?

Kann ich einen Auftrag löschen?

Kann ich mein eigenes Briefpapier verwenden?

Kann ich onlinebrief24.de auch außerhalb Deutschlands nutzen?

Können Sie Beilagen zuführen?

Können Sie Kuverts bedrucken oder unsere eigenen nutzen?

Muss ich mich registrieren, um PDF-Dateien erstellen zu können?

Sind meine Kundendaten und Briefe geschützt?

Versenden Sie auch Briefe ins Ausland und was ist hierbei zu beachten?

Versenden Sie auch Werbemailings als DIALOGPOST?

Wann ist mein Brief beim Empfänger?

Warum ist onlinebrief24.de so günstig?

Was ist bei ungerader Anzahl an Seiten beim Duplexdruck zu beachten?

Was passiert mit einem unzustellbaren Brief?

Welche Bereiche müssen frei bleiben?

Welche Varianten gibt es für Einschreiben?

Welche Vorgaben gibt es für die Empfängeranschrift?

Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es?

Wie berechnet sich das Porto und wie viele Blatt passen in ein Kuvert?

Wie funktioniert die Trennung anhand von Trennseiten mit dem Druckertreiber?

Wie funktioniert die Trennung der Briefe bei "automatischer Erkennung" mit dem Druckertreiber?

Wie kann ich mein Guthaben auszahlen lassen?

Wie stellen Sie sicher, dass mein Brief nicht mit anderen vermischt wird?

Wo muss die Empfängeradresse stehen?